تنظیم اسناد مناقصه
تنظیم اسناد مناقصه یکی از مراحل حیاتی و اساسی در فرآیند خدمات در پروژه‌های مختلف عمرانی، صنعتی و تجاری به شمار می‌آید. اسناد مناقصه مجموعه‌ای از مدارک و مستندات رسمی است که برای دعوت از پیمانکاران جهت ارائه پیشنهادات مالی و فنی تهیه می‌شود. این اسناد شامل تمامی اطلاعات، شرایط و الزامات مرتبط با پروژه مورد نظر بوده و به عنوان مرجع اصلی برای ارزیابی و انتخاب بهترین پیشنهاد استفاده می‌شود.
هدف اصلی از تنظیم اسناد مناقصه ، ایجاد یک فرآیند شفاف، منصفانه و رقابتی برای جذب پیمانکاران با بالاترین کیفیت و مناسب‌ترین قیمت است. این اسناد باید به گونه‌ای تهیه شوند که تمامی جوانب پروژه را به طور کامل پوشش دهند و از هرگونه ابهام و سوءتفاهم جلوگیری کنند.
بخش‌های مختلف اسناد مناقصه
اسناد مناقصه معمولاً شامل بخش‌های مختلفی است که هر کدام نقش مهمی در فرآیند مناقصه ایفا می‌کنند. این بخش‌ها عبارتند از:
- دعوتنامه مناقصه: که شامل توضیحات کلی درباره پروژه، تاریخ‌ها و شرایط شرکت در مناقصه است.
- شرایط عمومی و خصوصی مناقصه: که شرایط و ضوابط کلی و خاص مرتبط با پروژه را تعیین می‌کند.
- مشخصات فنی: که جزئیات فنی و اجرایی پروژه یا محصول مورد نیاز را شرح می‌دهد.
- فرم‌های مالی و پیشنهاد قیمت: که به پیمانکاران اجازه می‌دهد پیشنهادات مالی خود را به صورت دقیق ارائه دهند.
- نقشه‌ها و طرح‌ها: که شامل نقشه‌های مهندسی و طرح‌های اجرایی مرتبط با پروژه است.
- شرایط قراردادی: که شرایط و ضوابط قرارداد نهایی را تعیین می‌کند.
تهیه و تنظیم دقیق اسناد مناقصه، نه تنها تضمین‌کننده جذب پیمانکاران با کیفیت بالا است، بلکه به جلوگیری از بروز اختلافات و مشکلات احتمالی در مراحل بعدی اجرای پروژه نیز کمک می‌کند. از این رو، فرآیند تنظیم اسناد مناقصه نیازمند دقت، دانش فنی و تجربه کافی در زمینه‌های مختلف مرتبط با پروژه است.
به طور کلی، اسناد مناقصه به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت پروژه‌ها و خدمات، نقش مهمی در موفقیت و اجرای بهینه پروژه‌ها ایفا می‌کنند.
دعوتنامه مناقصه
در مراحل تنظیم اسناد مناقصه ، دعوتنامه یکی از مراحل مهم آن می باشد که برای شروع باید در نظر داشته باشید. در اینجا یک نمونه دعوتنامه به مناقصه برای شما تنظیم شده است.
نام شرکت یا سازمان برگزارکننده : …………………………………………
آدرس : …………………………………………
شماره تماس : …………………………………………
تاریخ : …………………………………………
به: [نام شرکت یا شخص مدعو]
موضوع: دعوت به شرکت در مناقصه شماره [شماره مناقصه]
با سلام و احترام،
بدینوسیله به اطلاع می‌رساند که [نام شرکت یا سازمان برگزارکننده] در نظر دارد به منظور [توضیح کوتاه در مورد نوع و موضوع مناقصه]، مناقصه‌ای با شماره [شماره مناقصه] برگزار نماید.
از جنابعالی/شرکت محترم دعوت به عمل می‌آید تا در این مناقصه شرکت نموده و پیشنهاد خود را مطابق با شرایط و دستورالعمل‌های پیوست ارائه نمایید. لطفاً توجه فرمایید که شرکت در این مناقصه منوط به رعایت موارد و شرایط زیر است:
۱. دریافت اسناد مناقصه :
کلیه اسناد و مدارک مربوط به مناقصه شامل مشخصات فنی، شرایط عمومی، شرایط خصوصی، جداول و فرم‌های مرتبط از طریق [روش دریافت اسناد، مانند مراجعه حضوری یا دانلود از سایت] قابل دریافت می‌باشد.
۲. زمان و مکان تحویل پیشنهادها :
مهلت تحویل پیشنهادات تا پایان وقت اداری روز [روز هفته] مورخ [تاریخ] می‌باشد. پیشنهادات باید به آدرس [آدرس محل تحویل پیشنهادات] تحویل و رسید دریافت گردد.
۳. جلسه گشایش پاکت‌ها :
جلسه گشایش پاکت‌های پیشنهادی در تاریخ [تاریخ گشایش]، رأس ساعت [ساعت]، در محل [آدرس محل گشایش پاکت‌ها] برگزار خواهد شد. حضور نماینده رسمی شرکت شما در این جلسه بلامانع است.
۴. تضمین شرکت در مناقصه :
شرکت‌کنندگان محترم ملزم به ارائه تضمین شرکت در مناقصه به مبلغ [مبلغ تضمین] ریال به‌صورت [نوع تضمین، مانند ضمانتنامه بانکی یا واریز نقدی] می‌باشند.
۵. شرایط عمومی مناقصه :
کلیه شرایط عمومی مناقصه که به پیوست این دعوتنامه آمده است، باید به‌طور کامل مطالعه و رعایت گردد.
۶. اعتبار پیشنهادها :
پیشنهادات ارائه شده باید به مدت ۳۰ روز از تاریخ گشایش پاکت‌ها معتبر باشد.
۷. ملاحظات ویژه :
[توضیحات اضافی در صورت نیاز، مانند الزامات خاص یا نکات مهم دیگر]
خواهشمند است در صورت تمایل به شرکت در این مناقصه، نسبت به ارائه پیشنهاد خود در چارچوب زمانی و مقررات ذکر شده اقدام نمایید. عدم تحویل پیشنهاد در موعد مقرر، موجب عدم بررسی پیشنهاد شما خواهد شد.
در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر یا توضیحات تکمیلی، با شماره [شماره تماس مسئول مربوطه] تماس حاصل فرمایید.
با تشکر و احترام،
[نام و سمت امضاء کننده]
[امضاء و مهر شرکت]
[نام شرکت یا سازمان برگزارکننده]
—
پیوست‌ها :
۱. دستورالعمل مناقصه
۲. اسناد و مدارک مناقصه
۳. فرم‌های مربوطه
سند دستورالعمل و شرایط عمومی شرکت در مناقصه
مقدمه
این سند شامل دستورالعمل‌ها و شرایط عمومی برای شرکت در مناقصه است. تمامی شرکت‌کنندگان موظف به رعایت دقیق این دستورالعمل‌ها هستند. عدم رعایت هر یک از شرایط ذکر شده ممکن است به رد پیشنهاد منجر شود.
۱. تعریف‌ها
۱.۱. مناقصه‌گزار : سازمان یا شرکتی که مناقصه را برگزار می‌کند.
۱.۲. مناقصه‌گر : هر شخص حقیقی یا حقوقی که در مناقصه شرکت می‌کند.
۱.۳. پیشنهاد : سندی که توسط مناقصه‌گر تهیه و ارائه می‌شود و شامل قیمت و شرایط پیشنهادی است.
۲. اطلاعات مناقصه
۲.۱. موضوع مناقصه : توضیح کاملی از پروژه یا خدماتی که مناقصه‌گزار به دنبال آن است.
۲.۲. مدت زمان مناقصه : تاریخ شروع و پایان مناقصه.
۲.۳. نحوه ارائه پیشنهادها : شامل روش‌های ارسال (پستی، الکترونیکی و غیره) و فرم‌های مورد نیاز.
۳. شرایط عمومی
۳.۱. صلاحیت مناقصه‌گران : شرایط لازم برای شرکت در مناقصه از قبیل مدارک ثبت شرکت، تجربه کاری، و توان مالی.
۳.۲. مستندات لازم : مدارکی که باید همراه با پیشنهاد ارائه شوند (مجوزها، تضمین‌نامه‌ها، و غیره).
۳.۳. نحوه ارزیابی پیشنهادها : معیارها و روش‌های ارزیابی پیشنهادها توسط مناقصه‌گزار.
۴. مراحل مناقصه
۴.۱. اعلام مناقصه : شامل نحوه اطلاع‌رسانی و فراخوان عمومی.
۴.۲. تحویل مدارک : مهلت و روش‌های تحویل مدارک و پیشنهادها.
۴.۳. بازگشایی پاکات : تاریخ و نحوه بازگشایی پاکات پیشنهادها.
۴.۴. ارزیابی و انتخاب برنده : فرآیند ارزیابی پیشنهادها و اعلام برنده.
۵. تعهدات و شرایط مالی
۵.۱. تضمین شرکت در مناقصه : مبلغ و نوع تضمین (نقدی، بانکی و غیره).
۵.۲. شرایط پرداخت : نحوه پرداخت مبلغ قرارداد در صورت برنده شدن.
۵.۳. جریمه‌ها و خسارات : شرایط و مبلغ جریمه‌ها در صورت عدم رعایت تعهدات.
۶. شرایط قراردادی
۶.۱. مدت قرارداد : زمانبندی انجام کار یا ارائه خدمات.
۶.۲. شرایط فسخ قرارداد : شرایطی که منجر به فسخ قرارداد خواهد شد.
۶.۳. مسئولیت‌ها و تعهدات طرفین : مسئولیت‌های مناقصه‌گزار و مناقصه‌گر.
۷. قوانین و مقررات
۷.۱. مقررات قانونی : قوانین ملی و محلی که مناقصه تابع آنها است.
۷.۲. حل اختلاف : روش‌های حل اختلاف (مذاکره، داوری، دادگاه).
۸. شرایط ویژه
۸.۱. موارد خاص : هر گونه شرایط و ضوابط خاصی که برای این مناقصه در نظر گرفته شده است.
۹. اطلاعات تماس
۹.۱. آدرس و تلفن مناقصه‌گزار : اطلاعات تماس جهت دریافت اطلاعات بیشتر.
این سند به عنوان نمونه‌ای از دستورالعمل و شرایط عمومی شرکت در مناقصه تهیه شده است و ممکن است بسته به نیازها و شرایط خاص هر مناقصه، تغییرات و اصلاحاتی در آن اعمال شود.
تنظیم اسناد مناقصه + شرح یک نمونه سند
علاوه بر مواردی که در دعوتنامه مناقصه ذکر شده است، شرایط زیر نیز در این مناقصه اعمال خواهند شد:
۱. موضوع مناقصه محدود
ارائه خدمات مربوط به …….. بر اساس شرح کار و میزان مورد نیاز که در اسناد مناقصه مشخص شده است.
۲. محل اجرای کار
………………………………………………………………………………………………
۳. مدت زمان اجرای کار
از زمان ابلاغ شروع به کار به شرکت برنده و امضای قرارداد، به مدت ……………………………….
۴. شرایط عمومی شرکت‌کنندگان در مناقصه
۴-۱. برخورداری از شخصیت حقوقی، ارائه اسناد و مدارک ثبت شرکت که شامل روزنامه رسمی با آگهی تأسیس شرکت، اسامی مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره و اعضای صاحب امضا، آگهی آخرین تغییرات و اساسنامه شرکت باشد.
۴-۲. برخورداری از توان مالی کافی برای انجام پروژه‌های مشابه، سابقه در انجام پروژه‌های مشابه و ظرفیت آزاد برای پذیرش پروژه‌های جدید، در اختیار داشتن تجهیزات، امکانات و تخصص لازم و توانایی مالی و فنی برای انجام کار.
۴-۳. داشتن تاییدیه‌های مربوطه از اداره کار و امور اجتماعی، شهرداری، ستاد حمل و نقل سوخت و یا سایر سازمان‌های مرتبط با موضوع مناقصه.
۴-۴. توانایی ارائه سپرده نقدی یا ضمانتنامه بانکی معتبر برای شرکت در مناقصه به میزان ………………………………. ریال.
۵. اسناد و مدارک پیشنهاد مناقصه
۵-۱. مدارک و اسنادی که باید در پاکت الف قرار داده شود، عبارتند از:
– الف) تضمین شرکت در مناقصه
– ب) دعوتنامه شرکت در مناقصه
۵-۲. مدارک و اسنادی که باید در پاکت ب قرار داده شود، عبارتند از:
– الف) اصل کلیه اسناد مناقصه (شامل موارد فنی) که توسط داوطلب مهر و امضا گردیده است. (تمامی صفحات با قید عبارت “خوانده شد و مورد قبول است” مهر و امضا شده باشند.)
– ب) پرسشنامه اطلاعاتی پیمانکاران که باید تکمیل شده باشد.
– ج) آگهی روزنامه رسمی موضوع بند ۴-۱.
– د) الحاقیه‌ها و مکاتباتی که توسط کارفرما صادر شده باشد و توسط داوطلب مهر و امضا گردیده است.
– هـ) آنالیز قیمت بدون قیمت‌ها (پیشنهاد قیمت در پاکت ج باید ارائه گردد).
– و) ارائه مدارکی که نشان دهنده داشتن خط و مشی و نظام مدیریت HSE متناسب با موضوع پیمان است، تأییدیه از اداره کار و امور اجتماعی، معاونت برنامه‌ریزی و نظارت راهبردی و یا سایر سازمان‌های مرتبط با موضوع مناقصه.
– ز) ارائه آخرین صورت‌های مالی شرکت که به تایید حسابرس و بازرس قانونی رسیده باشد.
۵-۳. پاکت ج شامل اسناد و مدارک زیر می‌باشد:
– الف) پیشنهاد قیمت
– ب) آنالیز قیمت
۵-۴. قیمت پیشنهادی باید در فرم پیشنهاد قیمت که ضمیمه اسناد است به صورت خوانا درج شود.
۵-۵. فرض بر این است که پیشنهاددهنده به درستی و کافی بودن پیشنهاد خود واقف شده و قیمت مناقصه، هزینه اجرای کامل تعهدات موضوع قرارداد و انجام به موقع و درست کارهایی که باید به موجب قرارداد انجام شود و خدماتی که باید ارائه گردد را پوشش می‌دهد.
۵-۶. تمامی عوارض، مالیات‌ها، بیمه و دیگر کسور و هزینه‌های قابل پرداخت توسط شرکت‌کننده در مناقصه (به غیر از مالیات بر ارزش افزوده) باید در قیمت پیشنهادی لحاظ شده و بر این اساس نرخ قیمت‌ها و همه قیمت‌های مناقصه توسط کارفرما ارزیابی خواهد شد.
۶) سایر شرایط
۶-۱. محرمانگی : این دستورالعمل و شرایط مناقصه باید به عنوان اسناد محرمانه تلقی شده و هیچ‌گونه اطلاعاتی در این خصوص نباید افشا گردد.
۶-۲. انصراف از مناقصه : چنانچه شرکتی پس از دریافت اسناد و مدارک مناقصه قصد انصراف از شرکت در این مناقصه را داشته باشد، باید با ذکر علت، تمامی اسناد و مدارک دریافتی را حداکثر ظرف پنج روز پس از دریافت به کارفرما بازگرداند. در غیر این صورت، از دعوت در مناقصات بعدی محروم خواهد شد.
۶-۳. مهلت ارائه پیشنهادها : پیشنهاددهندگان باید پیشنهادهای خود را حداکثر تا پایان وقت اداری روز …. شنبه مورخ / / به نشانی “تهران، ………………………………………………………………………………………………….” تحویل داده و رسید دریافت نمایند.
۶-۴. نحوه ارائه پیشنهادها : داوطلب شرکت در مناقصه باید پیشنهاد خود را در یک پاکت سر بسته لاک و مهر شده که شامل ۳ پاکت جداگانه الف، ب و ج می‌باشد، تنظیم کرده و در مهلت و نشانی درج شده در دعوتنامه تسلیم نماید. بر روی پاکت باید موضوع مناقصه، نام و نشانی پیشنهاددهنده و تاریخ تسلیم پیشنهاد نوشته شود.
۶-۵. تعریف پیشنهاد مناقصه : منظور از پیشنهاد مناقصه، تمامی اسناد و مدارک مشروحه در بند ۵ است که حسب مورد در داخل یکی از ۳ پاکت الف، ب و ج قرار داده شده است.
۶-۶. تکمیل و ارائه مدارک : اسناد و مدارک مناقصه که در اختیار داوطلب شرکت در مناقصه قرار داده شده است باید بر طبق این دستورالعمل و دعوتنامه تکمیل و تنظیم شده و همراه با سایر مدارک درخواستی به شرح زیر در پاکت‌های الف، ب و ج تسلیم گردد.
۶-۷. تکمیل و امضا اسناد : پیشنهاددهنده باید تمامی اسناد و مدارک ذکر شده در بند ۵ را بدون تغییر، حذف و یا قرار دادن شرط، با خودکار آبی تکمیل و امضا نموده و تحویل دهد. چنانچه برخی از اوراق مهر و امضا نشده باشند، کارفرما ارائه پیشنهاد را به منزله قبول تمامی شرایط مناقصه تلقی می‌نماید.
۶-۸. کامل و بدون قید و شرط بودن پیشنهادها : پیشنهادها باید از هر حیث کامل و بدون قید و شرط بوده و هیچ‌گونه ابهام، خدشه، عیب، نقص و قلم خوردگی نداشته باشد. در صورت وجود هرگونه خدشه یا نقص در اسناد و مدارک مناقصه، ارائه پیشنهاد مشروط، مبهم، مخدوش و خلاف شرایط مناقصه، آن پیشنهاد مردود و عینا به پیشنهاددهنده بازگردانده خواهد شد.
۶-۹. اعتبار پیشنهادها : پیشنهادها باید از هر حیث برای مدت سه ماه از تاریخ تسلیم، معتبر باشند.
۶-۱۰. رفع ابهام در اسناد مناقصه : هر یک از دعوت‌شدگان که نسبت به مفهوم اسناد و مدارک مناقصه ابهامی داشته باشند، باید حداکثر تا دو روز پس از اخذ اسناد و مدارک مناقصه، مراتب را کتبا به برگزارکننده مناقصه اطلاع داده و تقاضای توضیح کتبی نمایند. هرگونه توضیح، تجدیدنظر، حذف و اضافه نمودن اسناد و مدارک مناقصه و نحوه تغییر و تسلیم آنها، کتبا از سوی برگزارکننده مناقصه اعلام و جزء اسناد مناقصه منظور خواهد شد.
۶-۱۱. حق تغییر و اصلاح اسناد مناقصه : کارفرما حق تغییر، اصلاح یا تجدیدنظر در اسناد و مشخصات را قبل از انقضای مهلت تسلیم پیشنهادها برای خود محفوظ می‌دارد و در صورت بروز چنین مواردی، مراتب به دعوت‌شدگان ابلاغ خواهد شد. در صورتی که پیشنهادی قبل از ابلاغ این تغییرات تسلیم شده باشد، پیشنهاددهنده حق دارد تقاضای استرداد آن را برای انجام اصلاحات لازم نماید، مگر اینکه تغییرات تاثیری بر مبلغ قرارداد نداشته باشد. در صورتی که تجدیدنظر یا اصلاح در اسناد و مدارک مناقصه منجر به تغییر مقادیر یا قیمت‌ها شود، برگزارکننده مناقصه می‌تواند آخرین مهلت دریافت پیشنهادها را با اعلام کتبی به پیشنهاددهندگان به تعویق اندازد تا فرصت کافی برای اصلاح و تجدیدنظر در پیشنهاد خود را داشته باشند.
۶-۱۲. تبانی : در صورتی که کارفرما متوجه شود که پیشنهاددهندگان با یکدیگر تبانی کرده‌اند، نسبت به ضبط تضمین‌های آنان به نفع خود اقدام نموده و موضوع را به مراجع ذی‌صلاح قانونی اعلام خواهد کرد تا مطابق مقررات با آنها برخورد شود. در این صورت، پیشنهاددهندگان از بابت ضبط تضمین‌های خود حق هیچ‌گونه اعتراضی نخواهند داشت.
۶-۱۳. انتخاب برنده مناقصه : برنده مناقصه با توجه به اولویت‌های فنی و قیمت کل که با حروف در روی برگ پیشنهاد ذکر شده‌اند، تعیین خواهد شد. کارفرما در قبول یا رد یک یا تمامی پیشنهادات مختار است.
۶-۱۴. انعقاد قرارداد : برنده مناقصه باید حداکثر تا یک هفته پس از ابلاغ کارفرما مبنی بر برنده شدن در مناقصه، با سپردن تضمین انجام تعهدات مطابق فرم پیوست، براساس قیمت پیشنهادی خود، به انعقاد قرارداد مبادرت ورزد. در صورتی که برنده مناقصه در مهلت پیش‌بینی شده حاضر به انعقاد قرارداد نشود، نفر دوم به عنوان برنده مناقصه اعلام خواهد شد.
۶-۱۵. به‌روزرسانی اطلاعات پیمانکاران : به منظور به‌روزرسانی اطلاعات مربوط به آن شرکت در بانک اطلاعاتی مربوطه، خواهشمند است فرم پرسشنامه اطلاعاتی پیمانکاران با دقت تکمیل شود.
۶-۱۶. اطلاع از قوانین و مقررات : پیشنهاددهندگان باید از کلیه قوانین و مقررات مرتبط با انجام کار موضوع مناقصه و پیمان مربوطه، از جمله قوانین کار، تأمین اجتماعی، مالیات‌ها و عوارض کاملاً آگاه بوده و آنها را رعایت کنند.
۶-۱۷. ایمنی و آموزش: رعایت مقررات ایمنی و فنی الزامی است. پیمانکار باید قبل از شروع به کار، وسایل ایمنی را تهیه و تأمین کند و آموزش‌های لازم را به تمامی پرسنل تحت سرپرستی خود ارائه دهد. در صورت بروز هر گونه حادثه، پرداخت خسارت‌های جانی، مالی، تأسیساتی و غیره به عهده پیمانکار است. همچنین رعایت دستورالعمل اجرایی ایمنی و فنی کارفرما الزامی است.
۶-۱۸. تعداد پیشنهادات: اگر کمتر از ۳ پیشنهاد قیمت از سوی شرکت‌کنندگان در مناقصه دریافت شود، موضوع پرونده به کمیسیون معاملات کارفرما ارجاع می‌شود تا پس از اعلام نظر، تصمیمات لازم برای انتخاب برنده یا تجدید مناقصه اتخاذ گردد.
۶-۱۹. نگهداری سپرده‌ها: سپرده نقدی یا ضمانت‌نامه‌های شرکت در مناقصه نفرات اول و دوم تا انعقاد پیمان نزد کارفرما نگهداری می‌شود. ضمانتنامه انجام تعهدات و حسن انجام کار که توسط پیمانکار به کارفرما ارائه شده است، پس از تحقق کلیه مفاد قرارداد آزاد خواهد شد. سپرده نقدی یا ضمانت‌نامه‌های شرکت در مناقصه بقیه پیشنهاددهندگان پس از تعیین نفرات اول و دوم و دریافت درخواست کتبی از سوی پیمانکار آزاد خواهد شد.
۶-۲۰. افزایش یا کاهش موضوع مناقصه: کارفرما مجاز است موضوع مناقصه را بدون تغییر در دیگر شرایط مناقصه تا … درصد مبلغ برآوردی خود افزایش یا کاهش دهد. در این صورت مبلغ پیشنهادی نیز تا ۲۵ درصد متناسباً افزایش یا کاهش می‌یابد.
۶-۲۱. ثبات قیمت‌ها: هرگونه افزایش قیمت حامل‌های سوخت و آزادسازی قیمت‌ها و پیامدهای هدفمندسازی یارانه‌ها در طول قرارداد بر قیمت‌ها و خدمات ارائه‌شده تاثیری نخواهد داشت و پیمانکار باید مبلغ پیشنهادی را با رعایت کلیه موارد تنظیم کند.
۶-۲۲. اختیار کارفرما: کارفرما در رد یا قبول پیشنهادات مختار است.
۶-۲۳. مسئولیت پیمانکار: تمامی افرادی که در این قرارداد به کار گرفته می‌شوند، به‌عنوان عوامل پیمانکار تلقی می‌شوند. پیمانکار مسئولیت اعمال و رفتار و پیامدهای مرتبط با آنان را بر عهده دارد. در صورتی که خسارت مالی، جانی و… به کارفرما و عوامل وی توسط نیروی پیمانکار ایجاد گردد، پیمانکار در مقابل مقامات قضایی پاسخگو و مسئول جبران آن است. کارفرما از مسئولیت مالی و کیفری در قبال خسارات واردآمده به اشخاص حقیقی یا حقوقی مبرا خواهد بود و مجاز است خسارات تحمیلی به خود را از مطالبات شرکت‌کننده در مناقصه کسر نماید.
ضمانت‌نامه‌ها
۱. تضمین شرکت در مناقصه (بند ۱-۷) : تضمین شرکت در مناقصه به مبلغ … ریال باید به‌صورت سپرده (واریز به حساب جاری شماره … نزد بانک … شعبه … کد … به نام شرکت …) یا به‌صورت ضمانتنامه بانکی طبق فرم پیوست باشد. رسید واریز یا ضمانتنامه باید به پیشنهاد ضمیمه گردد.
۲. تضمین انجام تعهدات (بند ۲-۷) : تضمین انجام تعهدات به میزان ۱۰ درصد مبلغ قرارداد به‌صورت ضمانتنامه بانکی مطابق فرم پیوست باید ارائه شود.
نحوه گشایش پاکت‌های پیشنهاد
۱. جلسه گشایش پاکت‌ها (بند ۱-۸) : جلسه گشایش پاکت‌ها در دفتر مرکزی شرکت به آدرس “تهران، …” در روز … مورخ … برگزار خواهد شد.
۲. برنده مناقصه (بند ۲-۸) : اگر نفر اول برنده مناقصه حاضر به انعقاد قرارداد نشود، ضمانتنامه شرکت در مناقصه او توسط کارفرما ضبط و نام او از فهرست پیمانکاران مجاز حذف می‌شود. سپس نفر دوم برای انعقاد قرارداد دعوت می‌شود و همین روش برای او اعمال خواهد شد.
۳. زمان گشایش پاکت‌ها (بند ۳-۸) : زمان گشایش پاکت‌ها در روز … مورخ … توسط کمیسیون مناقصه به روش زیر انجام می‌شود:
– الف : ابتدا پاکت “الف” محتوی تضمین شرکت در مناقصه باز می‌شود. اگر فرمت، مبلغ و اعتبار صادرکننده تضمین مورد قبول واقع شود، پاکت “ب” که حاوی پیشنهاد فنی-بازرگانی است باز خواهد شد. اگر مدارک مناقصه شامل دستورالعمل و شرایط شرکت در مناقصه، اسناد فنی و سایر ضمائم که با عبارت “خوانده شد و مورد قبول است” مهر و امضاء شده در پاکت موجود باشد، پیشنهاد فنی-بازرگانی بررسی می‌شود. پس از بررسی و ارزیابی، کمیسیون معاملات در جلسه بعدی که زمان و مکان آن در جلسه گشایش پاکت‌ها تعیین می‌گردد، پاکت‌های پیشنهاد مالی را باز خواهد کرد.
– ب : در صورت تأیید کمیسیون معاملات، از پیشنهاددهندگان برای حضور در جلسه گشایش پیشنهادهای مالی با اعلام زمان و مکان جلسه دعوت کتبی به عمل خواهد آمد تا نماینده رسمی خود را با ارائه معرفی‌نامه اعزام نمایند.
– ج : اگر محتویات پاکت “الف” مورد قبول واقع نشود، پیشنهاد مربوطه مردود شناخته شده و پاکت‌های “ب” و “ج” باز نخواهد شد و به پیشنهاددهنده مسترد می‌گردد. همچنین اگر محتویات پاکت “الف” مورد قبول واقع شود ولی محتویات پاکت “ب” مردود شناخته شود، پیشنهاد مالی نیز مردود شناخته شده و پاکت “ج” باز نخواهد شد و به پیشنهاددهنده مسترد می‌گردد.
– د : کارفرما ملزم به اعلام برنده در جلسه گشایش پاکت‌های مالی نیست. ارزیابی مالی پس از گشودن پاکت‌های پیشنهاد مالی، بررسی قیمت‌ها و تجزیه و تحلیل مبانی آن صورت می‌گیرد و نتیجه مناقصه متعاقباً اعلام خواهد شد.
توجه ویژه:
سند مذکور فقط به‌عنوان یک نمونه از دستورالعمل و شرایط مناقصه ارائه شده است. در صورتی که شما قصد تهیه سند مشابهی را دارید، ضروری است که با توجه به آیین‌نامه‌ها و مقررات معاملات مربوط به شرکت و سازمان خود، آن را تدوین نمایید.
برگه پیشنهاد نرخ
از دیگر بخش های مهم تنظیم اسناد مناقصه برگه پیشنهاد نرخ می باشد که در ذیل یک نمونه از این برگه را به طور کامل در اختیار شما قرار داده ایم.
نام شرکت پیشنهاددهنده : …………………………………………
موضوع : پیشنهاد شرکت در مناقصه شماره ………………………………….
خدمات مورد مناقصه : ……………………………………………………
۱- پذیرش تعهدات و شرایط :
اینجانب، ………………………….. (نام و نام خانوادگی نماینده قانونی شرکت)، پس از بررسی کامل و با پذیرش تعهد اجرای تمامی موارد مندرج در دستورالعمل به پیشنهاددهندگان، قرارداد، مشخصات فنی، عمومی، جداول و قیمت‌ها، و با آگاهی کامل از شرایط و عوامل موجود، پیشنهاد خود را برای اجرای خدمات موضوع مناقصه شماره ………………………….. را به مبلغ ………………………………………… ریال (به حروف ………………………………………… ریال) به‌صورت ناخالص و بدون احتساب مالیات بر ارزش افزوده، مطابق ردیف‌های مندرج در جدول پیوست، ارائه می‌نمایم.
۲- موارد لحاظ شده در تهیه قیمت پیشنهادی :
– کلیه هزینه‌های انجام کار، هزینه‌های عمومی، هزینه‌های بالاسری، سود، مالیات‌های مرتبط، بیمه تأمین اجتماعی و سایر کسور قانونی.
۳- مدت اعتبار پیشنهاد :
این پیشنهاد به مدت ۳۰ روز از تاریخ انقضای زمان تسلیم پیشنهادات معتبر است. در صورت درخواست شرکت، این پیشنهاد به مدت ۳۰ روز دیگر با همان شرایط و هر نوع اظهارات مذکور در پیشنهاد، قابل تمدید است.
۴- شرایط قیمت پیشنهادی :
– شامل تمامی هزینه‌ها و تعهدات مرتبط با اجرای قوانین و مقررات کار و تأمین اجتماعی و هرگونه مالیات و عوارض مرتبط.
– شامل تمامی هزینه‌های جانبی و پیش‌بینی شده، بدون درخواست اضافه پرداختی در آینده.
۵- تعهدات پیشنهاددهنده :
– امضای قرارداد براساس اسناد و مدارک مناقصه.
– تکمیل تمامی کارهای موضوع قرارداد طبق برنامه زمانبندی کارفرما.
– تسلیم تضمین انجام تعهدات در مهلت مقرر.
– حفظ اعتبار پیشنهاد تحت شرایط مندرج در اسناد و مدارک مناقصه تا زمان عقد قرارداد.
– ارائه فهرست ریز بها و قیمت پیشنهادی در پیوست برگه پیشنهاد قیمت.
– تعهد به پرداخت به‌موقع حقوق و مزایای پرسنل.
– پذیرش هرگونه افزایش هزینه‌ها بدون تأثیر در مبلغ و اجرای قرارداد.
۶- مسئولیت‌های پیشنهاددهنده :
– هزینه درج آگهی در روزنامه به عهده برنده مناقصه خواهد بود.
– پذیرش مسئولیت پرداخت خسارات ناشی از اجرای قوانین و مقررات کار و تأمین اجتماعی.
– عدم درخواست اضافه پرداختی در آینده.
۷- اختیارات کارفرما :
– کارفرما موظف نیست پیشنهاد دارای کمترین قیمت یا هر پیشنهاد دیگر را بپذیرد و در رد یک یا تمامی پیشنهادات مختار است.
– کارفرما مسئول پرداخت مخارج انجام شده توسط پیشنهاددهنده برای شرکت در مناقصه نمی‌باشد.
– کارفرما ملزم است صورت وضعیت ارائه شده توسط پیمانکار را در اسرع وقت بررسی نموده و در صورت تایید، حداکثر ظرف مدت یک (۱) ماه از تاریخ دریافت صورت وضعیت، نسبت به پرداخت آن پس از کسر کسور قانونی اقدام نماید.
—
تأییدیه و امضاء :
اینجانب، ………………………….. (نام و نام خانوادگی نماینده قانونی شرکت)، به نمایندگی از شرکت …………………………..، ضمن اعلام موافقت با تمامی شرایط مناقصه، این پیشنهاد نرخ را به‌عنوان تعهد رسمی شرکت تقدیم می‌نمایم.
نام و نام خانوادگی نماینده قانونی : …………………………………………
سمت : …………………………………………
امضاء و مهر شرکت : …………………………………………
تاریخ : …………………………………………
—
ملاحظات :
– تمامی قیمت‌ها باید به‌صورت خوانا و واضح درج شوند.
– این فرم باید به همراه تمامی اسناد و مدارک مورد نیاز مناقصه، طبق دستورالعمل مناقصه، تحویل گردد.
شرایط قراردادی در تنظیم اسناد مناقصه
۱ – مقدمه قرارداد
مقدمه قرارداد، شامل معرفی کامل طرفین و ابراز قصد و رضایت برای انعقاد قرارداد است. این مقدمه باید شامل موارد زیر باشد:
الف) عنوان قرارداد
عنوان قرارداد باید مشخص شود، هرچند تعیین ماهیت قرارداد توسط عنوان امکان‌پذیر نیست و محتوای قرارداد تعیین کننده ماهیت آن است. عنوان قرارداد می‌تواند نشان‌دهنده قصد طرفین باشد و در صورت نیاز به قوانین و مقررات مربوطه مراجعه کرد.
در مورد قراردادهای معین، انتخاب عنوان موضوعیت دارد؛ اما بسیاری از قراردادها مطابق با ماده ۱۰ قانون مدنی منعقد می‌شوند که با عناوین معین شده در قانون مطابقت ندارند. در این صورت، باید از کلمه “قرارداد” استفاده کرد.
ب) طرفین قرارداد
قرارداد ممکن است بین یک یا چند نفر منعقد شود. بنابراین، مشخصات کامل طرفین قرارداد باید ذکر شود. این مشخصات با توجه به حقیقی یا حقوقی بودن طرفین متفاوت خواهد بود.
اول: اشخاص حقیقی
اشخاص حقیقی باید صلاحیت و اهلیت کامل برای انعقاد و اجرای موضوع قرارداد داشته باشند. برای این منظور:
- بررسی اهلیت قانونی: باید اطمینان حاصل شود که شخص دارای اهلیت قانونی برای انعقاد قرارداد است (ورشکسته نباشد، اموالش توقیف نشده باشد، ممنوع المعامله نباشد).
- عدم مداخله در معاملات دولتی: باید بررسی شود که شخص مشمول قانون منع مداخله کارکنان دولت در معاملات دولتی نباشد.
- صلاحیت علمی و فنی: مدارک تحصیلی و گواهی‌های تجربه و سابقه کار بررسی شوند. در برخی موارد خاص (مثلاً لوله‌کشی گاز)، مجوز لازم از نهاد مربوطه باید دریافت شود.
- توانایی مالی: باید بررسی شود که طرف قرارداد دارای سرمایه و امکانات اولیه برای اجرای قرارداد است.
- مجوز کار: در صورت اتباع بیگانه بودن، باید پروانه کار از وزارت کار و امور اجتماعی دریافت شود.
- مدارک شناسایی: تصویری از مدارک شناسایی اخذ و با مشخصات ذکر شده در قرارداد مقایسه شود.
- اسناد مالکیت: در قراردادهای اجاره، تصویر سند مالکیت اخذ و مشخصات با اسناد مالکیت و مدارک شناسایی مقایسه شود.
دوم: اشخاص حقوقی
برای اشخاص حقوقی باید از قانونی بودن آن و اختیارات اعضای هیئت مدیره و امضا کنندگان، موضوع شرکت، توانایی مالی و صالح بودن برای انجام قرارداد اطمینان حاصل شود. برای این منظور:
- مدارک شناسایی و ثبتی: مدارک شناسایی و ثبتی شرکت شامل اساسنامه، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات شرکت اخذ شود.
- قانونی بودن شرکت: با بررسی مدارک شناسایی و ثبتی شرکت، از قانونی بودن آن اطمینان حاصل شود.
- موضوع شرکت: موضوع شرکت بررسی شود که با موضوع قرارداد منطبق باشد.
- مشخصات شرکت: مشخصات شرکت مثل اقامتگاه قانونی، نام، شماره ثبت باید در مقدمه قرارداد ذکر و با مدارک شناسایی تطبیق داده شود.
- اختیارات هیئت مدیره و مدیرعامل: اختیارات اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل در اساسنامه بررسی شود تا دارندگان امضا مجاز مشخص شوند.
- وضعیت شرکت: وضعیت شرکت بررسی شود که ممنوع المعامله یا ورشکسته نباشد و اموال آن توقیف نشده باشد.
- صلاحیت امضا کنندگان: وضعیت امضا کنندگان قرارداد بررسی شود که آیا هنوز واجد صلاحیت برای امضا اسناد از سوی شرکت هستند.
- مطالعه سهامداران و اعضای هیئت مدیره: سهامداران و اعضای هیئت مدیره و بازرسان مورد مطالعه قرار گیرند تا معلوم شود شرکت مشمول قانون منع مداخله کارکنان دولت در معاملات دولتی نباشد.
- توانایی مالی و تخصصی: صلاحیت و توانایی شرکت از لحاظ مالی، امکانات و تخصص بررسی شود، مخصوصاً در قراردادهای پیمانکاری.
علاوه بر مشخصات طرفین، باید کد اقتصادی طرف قرارداد در موارد مشمول بند ۲ تبصره ۳۴ قانون بودجه سال ۱۳۷۴ ذکر شود.
نمونه مقدمه قرارداد
این قرارداد در تاریخ . . . . . . . . . . بین شرکت . . . . . . . . . . به نمایندگی آقای . . . . . . . . . فرزند . . . . . . به شماره شناسنامه . . . . . . . به آدرس . . . . . . که از این به بعد “طرف اول” نامیده می‌شود از یک طرف و آقای . . . . . . . . . . فرزند . . . . . . . . . به شماره شناسنامه . . . . . . . . به آدرس . . . . . . . . و کد اقتصادی . . . . . . . . . . (در صورتی که شخص حقوقی باشد) شرکت . . . . . . . . . به شماره ثبت . . . . به آدرس . . . . . . . و کد اقتصادی . . . . . . . . . به نمایندگی آقای . . . . . . . . فرزند . . . . . . . . که به موجب محتویات روزنامه رسمی شماره . . . . . . . . . مدیرعامل شرکت مزبور هستند، و به موجب ماده . . . . . . . اساسنامه حق امضاء اسناد تعهد آور شرکت را دارند، از طرف دیگر “طرف دوم” نامیده می‌شود، به شرح مقررات ذیل منعقد می‌گردد:
(ضمناً موارد قراردادهای پیمانکاری و مشاوره فنی از فرم تیپ مقررات سازمان برنامه استفاده شود.)
۲ – موضوع قرارداد
در صورتی که موضوع قرارداد اجرای تعهدات یا انجام خدماتی باشد، اعم از خدمات پیمانکاری، باید مشخصات کاری که قرار است طرف قرارداد انجام دهد، به طور دقیق و کلی تحت عنوان موضوع قرارداد ذکر شود. به عنوان مثال، می‌توان به شرح زیر موضوع قرارداد را بیان کرد:
اجرای کلیه عملیات اجرایی نیروگاه آبی . . . . . واقع در . . . . . شامل:
الف) تهیه تجهیزات و خرید کالاهای مورد نیاز
ب) کانال کشی و عملیات انحراف رودخانه
ج) آماده‌سازی محل
د) نصب و راه‌اندازی نیروگاه و غیره
توجه: امکان دارد در کنار کارهای اصلی فوق، یک سلسله کارهای فرعی نیز وجود داشته باشد که باید به آنها اشاره شود. در هر حال، موضوع قرارداد بیانگر قصد اصلی طرفین در انعقاد قرارداد است و باید به‌صورت دقیق و روشن ذکر گردد.
۳ – تعهدات طرفین قرارداد
تعهدات طرف اول:
- تعهد به تحویل مال: اگر موضوع قرارداد انتقال مال است، تعهد به تحویل مال با مشخصات ذکر شده در قرارداد.
- تعهد به پرداخت: در صورت انجام خدمات، تعهد به پرداخت هزینه‌های مورد توافق به طرف دوم طبق شرایط قرارداد.
- تعهد به فراهم کردن امکانات: در صورتی که برای انجام موضوع قرارداد، امکاناتی باید فراهم شود، تعهد به فراهم کردن این امکانات.
تعهدات طرف دوم:
- تعهد به اجرای کار: انجام دقیق و کامل موضوع قرارداد طبق مشخصات ذکر شده.
- تعهد به حفظ اسرار: حفظ اسرار و اطلاعات محرمانه مربوط به طرف اول.
- تعهد به رعایت مقررات: رعایت کلیه مقررات و استانداردهای مربوط به موضوع قرارداد.
۴ – شرایط پرداخت
- مبلغ قرارداد: مبلغ کل قرارداد که باید به صورت دقیق ذکر شود.
- نحوه پرداخت: زمانبندی و روش‌های پرداخت مبلغ قرارداد، اعم از نقدی، اقساطی و غیره.
- پیش‌پرداخت: در صورت توافق بر پیش‌پرداخت، مبلغ و زمان پرداخت آن باید مشخص شود.
۵ – مدت قرارداد
- تاریخ شروع و پایان: تاریخ دقیق شروع و پایان قرارداد.
- تمدید قرارداد: شرایط و نحوه تمدید قرارداد در صورت لزوم.
۶ – فسخ قرارداد
- شرایط فسخ: شرایطی که در صورت وقوع، هر یک از طرفین می‌توانند قرارداد را فسخ کنند.
- نحوه اطلاع‌رسانی: روش اطلاع‌رسانی به طرف مقابل در صورت قصد فسخ قرارداد.
۷ – حل و فصل اختلافات
- مراجع حل اختلاف: مشخص کردن مراجع قانونی یا داوری که در صورت بروز اختلاف، حل و فصل اختلافات را بر عهده خواهند داشت.
- قوانین حاکم: قوانین و مقرراتی که قرارداد بر اساس آنها تنظیم شده و در صورت بروز اختلاف، به عنوان مرجع قانونی استفاده خواهند شد.
این نمونه مقدمه قرارداد شامل تمام جزئیات لازم است و می‌تواند بر اساس نیازهای خاص هر قرارداد تغییر یابد.
تفسیر بخش های قرارداد اسناد مناقصه
۱ – اسناد قرارداد
در بسیاری از مواقع، متن قرارداد فقط نشانگر کلیات توافقی است که بین طرفین صورت می‌گیرد و لازم است برای مشخص شدن جزئیات کار اسناد دیگری نیز تنظیم شود. این اسناد تحت عنوان مُنضمات قرارداد همان اعتبار متن قرارداد را دارند. این اسناد می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
الف) شرایط خصوصی پیمان
ج) مشخصات عمومی
د) مشخصات خصوصی
هـ) فهرست بهاء و برآورد تقریبی مقادیر کار
و) نقشه‌های کلی و تفصیلی اجرایی
و سایر مواردی که طرفین برای اجرای قرارداد تنظیم آن را لازم می‌دانند. در این راستا باید قید شود:
اولاً – همه اسناد لازم‌الاجرا هستند و جزئی از قرارداد محسوب می‌شوند.
ثانیاً – در صورت وجود اختلاف بین اسناد، اولویت آنها به شرح زیر است:
- متن اصلی قرارداد: به عنوان مستند اصلی در صورت بروز اختلافات.
- شرایط خصوصی پیمان: اولویت بالاتر نسبت به شرایط عمومی پیمان.
- شرایط عمومی پیمان: در مواردی که شرایط خصوصی پیمان حکم نکرده باشد.
- مشخصات عمومی و خصوصی: تعیین کننده جزئیات فنی پروژه.
- فهرست بهاء و برآورد تقریبی مقادیر کار: برای محاسبات مالی و تخمین هزینه‌ها.
- نقشه‌های کلی و تفصیلی اجرایی: برای اجرای دقیق پروژه.
۲ – مدت قرارداد
در قراردادهایی که موضوع آن ارائه خدمت یا انجام تعهداتی باشد، مسئله مدت قرارداد مطرح می‌شود. در این میان چند مسئله مطرح می‌شود:
اولاً – آغاز قرارداد
باید معلوم شود که قرارداد از چه زمانی بین طرفین لازم‌الاجرا است و از چه تاریخی تعهدات طرفین آغاز می‌شود. این امر ممکن است از تاریخ امضای قرارداد یا از تاریخ تحویل کارگاه محل اجرای قرارداد توسط کارفرما، یا پرداخت پیش‌پرداخت، یا هر زمانی که طرفین طبق مقررات توافق کنند، باشد. ضمناً باید توجه شود که شروع قرارداد از روزهای تعطیل نباشد و از روز یا روزهای اداری باشد.
این قرارداد از تاریخ . . . . . . . لازم‌الاجرا است و تعهدات طرفین از تاریخ . . . . . . . آغاز می‌شود.
ثانیاً – مدت قرارداد
باید مدتی را که تعهدات مورد نظر باید در آن مدت انجام شوند، به‌طور دقیق ذکر شود. با ذکر مدت قرارداد، خودبه‌خود زمان پایان یافتن قرارداد نیز مشخص می‌شود. بیان مدت قرارداد از این جهت واجد اهمیت است که در صورتیکه طرف قرارداد تعهدات خود را در طول آن مدت انجام ندهد، در مقابل کارفرما مسئول خواهد بود و کارفرما محق است که هم جرائمی را که برای این منظور تهیه شده است، دریافت کند و هم در صورتیکه خساراتی را متحمل شده باشد، از طرف قرارداد اخذ نماید.
تحویل موقت
مطابق ماده ۳۹ شرایط عمومی پیمان، پس از آنکه لااقل ۹۷% عملیات اجرایی به پایان رسیده باشد، تحویل موقت انجام می‌شود. کلیه شرایط و مقررات مربوط به تحویل موقت موضوع قرارداد در ماده فوق‌الذکر ذکر شده است.
تحویل قطعی
مطابق ماده ۴۰ شرایط عمومی پیمان، به محض اینکه تحویل موقت کلیه کارها انجام گرفت، دستگاه نظارت به همراه نماینده پیمانکار اقدام به اندازه‌گیری و تهیه صورت وضعیت قطعی کارهای انجام شده خواهد کرد. کلیه ضوابط مربوط به تنظیم صورت وضعیت قطعی در ماده ۴۰ شرایط عمومی پیمان ذکر شده است. در نهایت، بعد از تنظیم صورت وضعیت قطعی و پایان دوره تضمین، کارفرما به تقاضای پیمانکار طبق ضوابط مندرج در مواد ۳۹ و ۴۱ شرایط عمومی پیمان، موضوع قرارداد را به صورت قطعی تحویل خواهد گرفت.
دوره تضمین
دوره تضمین دوره‌ای است که در قرارداد تعیین می‌شود و در آن مدت، هرگونه عیب و نقصی در موضوع قرارداد که ناشی از فعل یا ترک فعل پیمانکار باشد، وی موظف به برطرف کردن آن بدون دریافت هزینه است. شروع این دوره از تاریخ تحویل موقت است و مدت آن با توجه به نوع کار متفاوت خواهد بود. این دوره بخصوص در قراردادهایی که موضوع آنها راه‌اندازی یک خط تولید یا یک کارخانه است، بسیار اهمیت دارد.
۳ – مبلغ قرارداد
مبلغ قرارداد به دو صورت تعیین می‌شود: به صورت برآورد یا به صورت قطعی.
الف) تعیین مبلغ قرارداد به صورت برآورد اولیه
در بسیاری از قراردادهای پیمانکاری به دلیلی از دلایل، تعیین قیمت مقطوع برای قرارداد امکان‌پذیر نیست. در این صورت معمولاً براساس فهرست بهای سازمان برنامه و بودجه عمل کرده و با توجه به دستمزد و هزینه‌های احتمالی، مبلغی را به عنوان برآورد اولیه تعیین و در کنار آن درصدی را هم به عنوان *پلوس* قرارداد تعیین می‌کنند که بر اساس مقررات برنامه و بودجه در قراردادهایی که از طریق ترک تشریفات انجام می‌شود، *پلوس* ۹۹/۱ می‌تواند باشد. نحوه تعدیل آحاد بهاء نیز براساس مواد ۳۷ و ۳۷ مکرر شرایط عمومی پیمان خواهد بود. ضمناً فهرست بهاء و انواع مختلف اجناس مورد استفاده در قراردادهای عمرانی و به‌طور کلی پیمانکاری، معمولاً به‌طور مرتب از سوی سازمان برنامه و بودجه اعلام می‌شود.
ب) تعیین مبلغ قرارداد به صورت قطعی
در این حالت، طرفین بر روی مبلغ قرارداد توافق می‌کنند. در این صورت هرگونه تغییر و یا تعدیلی در مبلغ قرارداد متصور نیست، مگر در موارد زیر:
- تعدیل: در قرارداد تعدیل پیش‌بینی شود، به این معنی که در متن قرارداد ذکر شود چنانچه به واسطه رشد تورم و افزایش قیمت‌ها هزینه‌های عملیات اجرایی قرارداد افزایش پیدا کند، طرف قرارداد مستحق دریافت تعدیل خواهد بود. در این صورت میزان تعدیل با توجه به نرخ تورم باید با توافق طرفین صورت گیرد. (در مواردی که نرخ تورم براساس شاخص‌های بانک مرکزی تعیین و توسط سازمان برنامه اعلام شده باشد، باید بر اساس آنها عمل شود).
- افزایش حجم کار: گاه اتفاق می‌افتد که حجم کار پیش‌بینی شده در قرارداد به دلیلی از دلایل باید افزایش پیدا کند. در این صورت ضرورتاً مبلغ قرارداد نیز افزایش پیدا خواهد کرد. (ضوابط مربوط به تغییر مقادیر کار و کارهای اضافی و نحوه تعیین مبلغ قرارداد در مواد ۲۹ و ۳۰ شرایط عمومی پیمان مشخص شده‌اند).
۴ – نحوه پرداخت
اصولاً باید پرداخت‌ها به گونه‌ای انجام شود که در مقابل انجام تعهد، ارائه ضمانت یا تحویل کالا صورت گیرد، به گونه‌ای که از این جهت بین اجرای تعهدات طرفین نوعی توازن وجود داشته باشد.
پیش‌پرداخت
پیمانکار مبلغ . . . . . . ریال به عنوان پیش‌پرداخت دریافت می‌کند. این مبلغ نباید از ۲۰% کل مبلغ قرارداد بیشتر باشد و باید برای خرید کالاهای مورد نیاز، استخدام کارگران و آماده‌سازی محل به کار رود. در مقابل پیش‌پرداخت، پیمانکار باید ضمانتنامه بانکی معتبر ارائه دهد یا سفته با ظهرنویسی ضامن معتبر به تشخیص کارفرما.
۵ – تعهدات طرفین
تعهدات پیمانکار
پیمانکار متعهد است کلیه عملیات اجرایی موضوع قرارداد را با رعایت شرایط مندرج در پیمان، در مدت تعیین شده و با کیفیت مورد نظر کارفرما انجام دهد.
تعهدات کارفرما
کارفرما متعهد است امکانات و تجهیزات لازم را برای اجرای کار فراهم کند و پرداخت‌های مالی را به موقع انجام دهد.
۶ – تضمینات
الف) تضمین پیش‌پرداخت
پیمانکار باید ضمانتنامه بانکی معتبر یا سفته با ظهرنویسی ضامن معتبر به تشخیص کارفرما ارائه دهد.
ب) تضمین حسن انجام کار
از هر پرداخت ۱۰% کسر و در پایان کار و تصویب صورت وضعیت قطعی، نصف آن مسترد و مابقی آن در هنگام تحویل قطعی پرداخت می‌گردد.
ج) تضمین اجرای تعهدات
پیمانکار باید تضمین انجام تعهدات معادل ۵% کل مبلغ قرارداد را به صورت ضمانتنامه بانکی یا سپرده نقدی به حساب کارفرما واریز نماید.
۷ – محل تحویل و تأدیه
محل تحویل کالا
محل تحویل کالا انبار مشتری خواهد بود. در صورت تحویل در انبار فروشنده، هزینه‌های حمل و نقل بر عهده فروشنده است.
محل تأدیه
مبلغ قرارداد به حساب شماره . . . . . . . بانک . . . . . . . شعبه . . . . . . . به نام فروشنده واریز می‌شود.
جریمه تأخیر
در صورت تأخیر در اجرای تعهدات، پیمانکار موظف به پرداخت جریمه‌ای معادل . . . . . . ریال به ازای هر روز تأخیر خواهد بود.
خسارت ناشی از عدم انجام تعهد
در صورتیکه در اثر عدم انجام تعهدات پیمانکار، خساراتی به کارفرما یا اشخاص ثالث وارد آید که مستقیماً ناشی از تخلف پیمانکار باشد، کارفرما مستحق دریافت خسارات مربوطه خواهد بود. لذا، در کنار تضمین اجرای تعهدات باید متذکر شد که در صورت بروز هرگونه خسارتی در اثر عدم انجام تعهد به کارفرما و اشخاص ثالث، ضمن نقد کردن مبلغ ضمانتنامه، خسارت وارده نیز باید توسط پیمانکار جبران شود.
سایر خسارات
باید در قرارداد متذکر شد که در صورتی که به واسطه اقدامات پیمانکار، اعم از عدم بکارگیری دقت کافی و عملکرد سوء یا به هر دلیلی که مستند به فعل پیمانکار باشد، خساراتی به کارفرما یا اشخاص ثالث وارد آید، پیمانکار مکلف به جبران است.
حوادث قهری (فورس ماژور)
یک سلسله حوادثی همچون زلزله، سیل و امثالهم که غیر قابل پیش‌بینی و خارج از کنترل طرفین باشد، ممکن است موجب عدم امکان اجرای قرارداد یا تعلیق آن شود. فورس ماژور باید شرایط ذیل را داشته باشد:
- قابل پیش‌بینی نباشد.
- قابل کنترل نباشد.
- عامل بازدارنده یک عامل خارج از وجود شخص متعهد باشد.
- غیر قابل اجتناب باشد.
فورس ماژور ممکن است اجرای قرارداد را به حالت تعلیق در آورد. در این صورت، با توافق طرفین، چگونگی نگهداری از کارهای انجام شده و کالاها و اموال باقی‌مانده و چگونگی بازگشت و شروع به کار مجدد مشخص خواهد شد. در قرارداد باید فورس ماژور دقیقاً تعریف شود و به شرایط و مشخصات فوق‌الذکر اشاره کرد.
اگر فورس ماژور سبب عدم امکان اجرای قرارداد بطور مطلق شود، پیمانکار مستحق دریافت حق‌الزحمه خود تا زمان وقوع فورس ماژور خواهد بود. در این صورت، صورتحساب و صورت وضعیت کارهای انجام شده تا آن زمان که به تصویب کارفرما رسیده باشد، ارائه گردد و سپس با توجه به میزان پرداخت‌های انجام شده، طلب پیمانکار محاسبه و پرداخت شود. نحوه احتساب خسارت وارده در اثر فورس ماژور در ماده ۴۳ شرایط عمومی پیش‌بینی شده است.
موارد فسخ قرارداد
مواردی که به واسطه آن کارفرما حق فسخ قرارداد را دارد، در ماده ۴۶ شرایط عمومی پیمان ذکر شده‌اند. در اینجا باید به دو نکته اشاره کرد:
- حق فسخ کارفرما: کارفرما باید مدتی قبل از فسخ، موضوع را به پیمانکار اطلاع دهد و حق‌الزحمه پیمانکار را تا هنگام فسخ محاسبه و به وی بپردازد. اصولاً مطابق ماده ۴۸ شرایط عمومی پیمان عمل شود.
- فسخ در اثر تخلف پیمانکار: اگر فسخ در اثر تخلف پیمانکار از مقررات قرارداد باشد یا از مواردی باشد که در ماده ۴۶ شرایط عمومی پیمان ذکر شده‌اند، مطابق ماده ۴۷ شرایط عمومی پیمان عمل خواهد شد.
مرجع حل اختلاف
در هر قرارداد ممکن است بین کارفرما و پیمانکار و به طور کلی طرفین قرارداد بر سر تفسیر یا اجرای قرارداد و تعیین حقوق و تکالیف طرفین اختلاف نظر بروز کند. از آنجا که رجوع به مراجع قضایی و محاکم برای هر اختلاف موجب اتلاف وقت و بروز خسارات عدیده برای طرفین می‌شود، معمولاً در قراردادها طرق و روش‌هایی برای حل اختلاف پیش‌بینی می‌شود. به این ترتیب:
ابتدا سعی می‌کنند موضوع را با مذاکره و تبادل نظر بین خود حل نمایند. در صورتی که از این طریق نتیجه‌ای حاصل نشد، به داور یا هیات داوران مراجعه می‌شود. نحوه انتخاب داور یا هیات داوران در قرارداد باید مشخص شود. ممکن است یک داور به عنوان حکم مرضی‌الطرفین انتخاب شود یا اینکه هیاتی متشکل از یک نفر به نمایندگی از طرف کارفرما، یک نفر به نمایندگی از طرف پیمانکار و یک داور مرضی‌الطرفین تشکیل شده و به موضوع رسیدگی نمایند. در این صورت، رأی داور یا هیات داوری برای طرفین لازم‌الاتباع است.
امضای طرفین قرارداد:
طرف اول: ………………………….
طرف دوم: ………………………….